Bedrijfsprocessen

Stel, een bedrijf klopt bij jullie aan dat ze heel graag een applicatie willen hebben zodat hun administratie beter op orde kunnen maken. Nu staan de meeste software ontwikkelaars te popelen om meteen aan de slag te gaan om een prachtige applicatie te ontwikkelen zodat er weer een tevreden klant is. Maar wat moet er precies gemaakt worden? Wat is het probleem wat eigenlijk opgelost moet worden (en dus de reden waarom ze deze applicate willen hebben)? Misschien moet er ook nog rekening gehouden worden met andere applicaties die het bedrijf al heeft draaien. Voordat je dus aan de slag aan de slag kan met het maken van de applicatie zal er eerst geanalyseerd moeten worden wat er precies gemaakt moet worden.

De eerste stap die meestal genomen wordt bij een analyse is het vormgeven van de bedrijfsprocessen die te maken hebben met de vraag of het probleem dat is gegeven. De grote valkuil hierin dat er alleen wordt gekeken naar het bedrijfsproces dat direct te maken heeft met de applicatie die gemaakt moet worden. Uiteindelijk merk je dat tijdens de ontwikkeling dat er last-minute veel aanpassingen gemaakt moeten worden omdat er geen rekening wordt gehouden met bepaalde actoren of met andere applicaties die hier, direct of indirect, van afhankelijk zijn (of natuurlijk andersom). Wees je dus heel bewust welke processen de applicatie beinvloeden of welke processen beinvloed worden door de applicatie!

Wat is een bedrijfsproces?

Laten we eerst naar de definitie van een proces kijken. Een proces is een verzameling activiteiten die in samenhang plaatsvinden, gericht op een resultaat en tot op zekere hoogte herhaalbaar.

Een bedrijfsproces is een keten van activiteiten of handelingen die vaak herhaald worden binnen een bedrijf. Hier kan aan applicatiescherm een onderdeel van zijn, maar dat hoeft niet zo te zijn. Deze keten van activiteiten zijn gekoppeld en gestuurd door beslissingen. Uit deze keten komt een eindresultaat, namelijk een product of dienst van het bedrijf. Een aantal voorbeelden van een bedrijfsproces zijn bijvoorbeeld:

• Een klantorder verwerken
• Verlof aanvragen en toekennen
• Het meten van de bandenspanning van een auto
• Het vullen van de vakken in de supermarkt
• Het aannemen van een nieuwe medewerker in een bedrijf

Als we even verder inzoomen in het laatste bedrijfsproces, kunnen wij bijvoorbeeld deze opdelen in een aantal stappen:

1. De vacature wordt uitgezet
2. Je krijgt een sollicitatie binnen, via de mail, de website of portaal
3. Je maakt een afspraak voor het sollicitatiegesprek
4. Je neemt iemand aan en voert zijn of haar gegevens in
5. Je verstuurt het contractvoorstel
6. De nieuwe medewerker print het contract, scant het weer en mailt het ondertekende contract terug
7. Nieuwe medewerker kan aan de slag

Soorten processen

Binnen de processen zijn er 3 soorten te onderscheiden:

• Primaire processen:
  • Het resultaat van deze processen dragen direct bij aan het resultaat voor de klant. Deze processen zijn in principe het bestaansrecht van de organisatie.
• Sturende processen:
  • Dit zijn activiteiten die nodig zijn om de organisatie en processen te besturen. Denk hier bijvoorbeeld aan het maken van planningen, performance reviews of het ontwikkelen van nieuwe producten.
• Ondersteunende processen:
  • Dit zijn activiteiten die nodig zijn om de primaire of sturende processen mogelijk te maken. Hier kan je onder andere denken aan het trainen van medewerkers, het onderhouden van de IT-infrastructuur of het geven van juridisch advies.